POLITICA
DE PRIVACIDAD Y TRATAMIENTO DE DATOS
1. Objetivo
Dar a conocer a todos nuestros
empleados, clientes, proveedores, accionistas y en general todos los agentes
que interfieren en el desarrollo del negocio las políticas de tratamiento de
datos, y manejo de cookies garantizando el derecho que tienen para conocer,
actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ellas y que
repose en las Bases de Datos o archivos de SPUNK., Soul-fit S.A.S, en
cumplimiento de los derechos, libertados y garantías constitucionales a que se
refieren los artículo 15 y 20 de la Constitución Política de 1991 y las leyes
1581 de 2012, decreto reglamentario 1377 de 2013 y decreto 1074 de 2015.
2. Alcance
Esta política aplica a
accionistas, clientes, miembros de junta directiva, candidatos en proceso de
selección, trabajadores, funcionarios de las filiales nacionales y extranjeras,
socios comerciales, contratistas, hijos de los trabajadores y/o funcionarios,
proveedores de bienes y servicios y en general terceros que tengan relación
directa o indirecta con SPUNK.
Aplica a todas las bases de
datos, sitios web y archivos de información personal que estén en poder de
SPUNK* y que se encuentren dentro del marco contextual de la Ley 1581 de 2012,
el Decreto 1373 de 2013, Decreto 1081 de 2015 y las demás normas que lo
modifiquen o reglamenten.
3. Definiciones
Autorización: Es el consentimiento
previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de
datos personales.
Base de datos personales: Conjunto organizado de
datos personales que sea objeto de tratamiento, fácilmente accesible,
gestionada y actualizada con lo autorización previa del titular del dato.
Dato personal: información que nos
identifica o nos puede hacer identificables, tales como nombre, cédula de
ciudadanía, dirección, correo electrónico, número de teléfono, estado civil, su
imagen y datos biométricos.
Clientes: Persona natural o
jurídica, pública o privada con las cuales la entidad tiene una relación
comercial.
Dato privado: Es el dato que por su
naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.
Dato público: Es el dato que no es
semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros,
los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y
a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos
públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos,
documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente
ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no
tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o
divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo
de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de
actividad comercial o de servicios a que se refiere el Título IV de la Ley 1266
de 2008
Dato sensible: Información que afecta la
intimidad del titular cuyo uso indebido puede generar su discriminación. Entre
ellos se encuentran aquellos que revelen las convicciones políticas, religiosas
o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, así como
los datos relativos a la salud, a la vida sexual y datos biométricos.
Encargado del tratamiento: Persona natural o
jurídica, Pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el
tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
Para el caso en concreto, será cualquier tercero designado por la entidad que
realice el tratamiento de datos por su cuenta y en nombre de la entidad. En los
eventos en que el responsable no ejerza como encargado de la Base de Datos, se
identificará expresamente quien será el encargado.
Oficial de Privacidad o
encargado del tratamiento: Será el profesional de alto nivel, quien
tendrá bajo su responsabilidad el desarrollo de las políticas requeridas para
la protección de los datos personales, la implementación de buenas prácticas,
así como la responsabilidad de advertir los riesgos asociados al tratamiento de
datos personales.
Titular: Persona natural o
jurídica cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
Tratamiento de datos: Cualquier operación o
conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección,
almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.
Responsable del tratamiento: Persona natural o
jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida
sobre la base de datos y/o el tratamiento de los mismos.
Reclamo: Solicitud del titular de
la información, de sus causahabientes, o de quien este autorice para corregir,
actualizar o suprimir sus datos personales o para revocar la autorización en
los casos establecidos en la ley.
Transferencia: La transferencia de datos
se lleva a cabo cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos
personales, ubicado en Colombia, envía la información o los Datos Personales a
un receptor ubicado dentro o fuera de Colombia, que a su vez es Responsable del
Tratamiento.
Transmisión: Tratamiento de datos
personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del
territorio colombiano, cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento
por el encargado por cuenta del responsable.
4. Principios aplicables al tratamiento de datos
personales
En el
tratamiento de los datos personales, Spunk aplicará los principios que se
definen a continuación, los cuales conforman las reglas a seguir en cuanto al
manejo, uso, tratamiento, transferencia, almacenamiento e intercambio, de datos
personales:
Legalidad: El tratamiento de datos
personales se realizará de acuerdo a las disposiciones legales aplicables
vigentes (Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios).
Finalidad: Los datos personales
serán utilizados para una finalidad legítima y un propósito específico, los
cuales deberán ser informados al titular. El titular deberá ser informado de
manera previa, clara y suficiente acerca de la finalidad de la información
suministrada.
Libertad: La recolección de los
datos personales solo podrá ejercerse con la Autorización, previa, expresa e
informada del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos, tratados o
divulgados sin autorización del titular salvo mandato legal o judicial que releve
el consentimiento del titular.
Veracidad o Calidad: La información sujeta al
tratamiento de datos personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada,
comprobable y comprensible.
Transparencia: En el tratamiento de
datos personales, se garantiza el derecho del titular a obtener en cualquier
momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que
le conciernan.
Acceso y circulación
restringida: El tratamiento de datos personales solo podrá realizarse por las
personas autorizadas de parte del titular y/o por las personas previstas en la
ley. El titular con su autorización, facultará a Spunk a la transferencia y
transmisión de datos personales para el cumplimiento de las finalidades
mencionadas en la presente política.
Seguridad: El tratamiento de datos
personales contará con todas las medidas de seguridad técnicas o
administrativas necesarias para evitar la pérdida, adulteración, consulta, uso
o acceso no autorizado o fraudulento de los mismos.
Confidencialidad: Todas las personas que
intervengan en el tratamiento de datos personales, tienen la obligación
profesional de guardar y mantener reserva de tales datos, salvo las excepciones
legales. Esta obligación subsiste aun finalizada la relación que dio origen a
la recolección y tratamiento del dato. Spunk establecerá en todos sus
contratos, cláusulas de protección de datos personales.
5. Tratamiento de la
Información Personal
Spunk, en calidad de
responsable del tratamiento de datos personales y con el fin de ejecutar adecuadamente
sus actividades comerciales y fortalecer las relaciones con terceros, recopila,
almacena, utiliza, circula, transmite, transfiere, actualiza, rectifica y
suprime datos personales, incluyendo datos sensibles, correspondientes a
personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como,
trabajadores, clientes, proveedores, distribuidores, accionistas, acreedores y
deudores.
Igualmente, Spunk protege la privacidad de los datos sensibles de los titulares
de la información., entendiendo estos como aquellos que afectan la intimidad
del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como
aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las
convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos,
organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de
cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de
partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la
vida sexual y los datos biométricos.
5.1. Tratamiento de Datos.
De acuerdo con los límites establecidos por la
ley, Spunl* deberá tener en cuenta:
5.1.1. El titular de los datos otorgue su
autorización expresa para realizar el tratamiento de los mismos, salvo, en los
casos que por ley no sea requerida dicha autorización.
5.1.2.
El tratamiento sea ineludible, a fin de velar por el interés vital del titular
de los datos cuando éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En
estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
5.1.3.
El tratamiento se efectúe en razón de actividades legítimas y con las
respectivas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier
otra entidad sin ánimo de lucro, que tenga finalidad política, filosófica,
religiosa o sindical, siempre y cuando solamente hagan referencia a sus
miembros o a las personas que mantengan contacto regular por razón de la
finalidad. En este caso, los datos sólo se pueden enviar a terceros con
autorización del titular.
5.1.4
En caso de solicitud por parte de entidades públicas los datos sean necesarios
para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso
judicial.
5.1.5
Implementar las medidas necesarias cuando el tratamiento de datos tenga una
finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse
las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares.
5.2. Tratamiento de los datos
personales de niños, niñas y adolescentes.
El
tratamiento de este tipo de datos personales requiere de un especial respeto a
los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes.
El uso de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes queda
prohibido en la Compañía salvo cuando se trate de datos de naturaleza pública,
y cuando dicho tratamiento cumpla con los parámetros y requisitos de responder
y respetar los derechos fundamentales y el interés superior de los niños, niñas
y adolescentes.
En virtud de lo anterior y en caso de que Spunk llegaré a tratar datos
personales de niños, niñas y adolescentes, incluidos datos sensibles, deberá
contar con autorización expresa de sus padres o representantes legales.
En el evento en el que un menor suministre sus datos sin presencia de sus
padres, Spunk utilizará la información recaudada del menor para contactar al
padre o tutor para obtener la respectiva autorización de éste. Si no es posible
contactarlo dentro de 5 días hábiles o no se obtiene la autorización por parte
del padre o del tutor, Spunk procederá a eliminar la información del menor de
las bases de datos de la compañía.
6. Finalidades del Tratamiento
de datos personales
Se establecen los siguientes
fines para el tratamiento de la información personal según el perfil y/o rol.
6.1. Generales
a. Procesamiento y administración
de los datos como cliente o usuario de Spunk.
b. Ofrecer a través de medios
propios o conjuntamente con terceros Información de nuevos lanzamientos de
productos y/o beneficios.
c. Información adicional que
beneficie la operación y/o manipulación de nuestros productos en caso de
inconvenientes o fallas.
d. Cumplir con la notificación de
información de interés cuando lo haya solicitado.
e. Estudiar y almacenar
información asociada a solicitudes de alguno de nuestros productos que como
futuro cliente debemos conocer para la establecer la relación comercial.
f. Atender solicitudes, quejas o
reclamos.
g. Enviar comunicaciones
relacionadas con las actividades comerciales de Spunk, noticias e información
útil para el ejercicio profesional, productos, ofertas, novedades, invitaciones
a eventos, ofertas de empleo, propaganda, publicidad y/o encuestas sobre nuestros
productos servicios y/o los productos y servicios de nuestros socios
comerciales.
h. Fines estadísticos, mercadeo o
análisis relacional de información, investigación, innovación y desarrollo de nuevos
productos y/o servicios.
i. Compartir, incluyendo la transferencia
y transmisión de sus datos personales, a terceros países para los fines
relacionados con la operación, de conformidad con el cumplimiento de los
estándares fijados por la SIC sobre la materia.
j. Uso para asuntos de seguridad y
protección al interior de las instalaciones de la compañía.
k. Envío de correspondencia.
l. Usar en fines legales,
administrativos y comerciales.
m. Reporte a entidades de control
n. Usar para fines comerciales los
correos electrónicos, mensajes de texto (SMS y/o MMS) o cualquier medio análogo
o digital de los titulares.
o. Uso y tratamiento de la imagen para incluirlos sobre fotografías;
procedimientos análogos a la fotografía; producciones audiovisuales (Videos);
así como de los Derechos de Autor; los Derechos Conexos y en general todos
aquellos derechos de propiedad intelectual que tengan que ver con el derecho de
imagen.
6.2. Específicas
a. Accionistas y Junta Directiva: Atención, control,
almacenamiento, aseguramiento, comunicación, acreditación, capacitación,
registro, tramitación, procesamiento, autorización, consolidación, análisis de
actividades y estrategias en las cuales se relacionan con las compañías Spunk.
b. Empleados, candidatos,
funcionarios y /o pensionados: Comunicación, almacenamiento, capacitación,
registro, procesamiento, autorización, consolidación, análisis, reporte e
informaciones y actividades en las cuales se relacionan con las compañías Spunk.
c. Contratistas y sus empleados: Registro, almacenamiento,
consolidación, formalización, ejecución de contratos, difusión y control de la
información en la cual se relacionan o vinculan con las compañías Spunk.
d. Clientes y proveedores: Comunicación,
almacenamiento, registro, actualización, mercadeo, relacionamiento,
acreditación, atención, aseguramiento de la información o actuación relacionada
con las compañías Spunk.
7. Derechos del titular
Spunk en todo tratamiento de
datos personales será respetuosa de los derechos de los titulares. Para efectos
de la presente política, el titular de los datos personales tendrá los siguientes
derechos:
·
Conocer, actualizar y rectificar sus datos
personales frente a los responsables del tratamiento o encargados del
tratamiento Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos
parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o
aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado
con las normas que reglamenten, adicionen, ejecuten, complementen, modifiquen,
supriman o deroguen.
·
Solicitar prueba de la autorización otorgada a
Spunk* salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el
tratamiento.
·
Ser informado por el responsable del tratamiento
o el encargado del tratamiento, previa solicitud del titular, respecto del uso
dado a sus datos personales.
·
Presentar ante la Superintendencia de Industria y
Comercio quejas por infracciones, según lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y
las demás normas que la modifiquen, adicionen, complementen, modifiquen,
supriman o deroguen.
·
Revocar en cualquier momento la autorización y/o
solicitar la supresión del dato, cuando en el tratamiento no se respeten los
principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o
supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio
determine que, en el proceso de Tratamiento de la información, Spunk* ha
incurrido en conductas contrarias a ley y a la Constitución.
·
Acceder en forma gratuita a sus datos personales
que voluntariamente decidió compartir con Spunk*, que hayan sido objeto de
tratamiento.
De acuerdo con el objeto de esta declaración el titular, en relación con sus
datos personales no públicos, tiene derecho al conocimiento, acceso,
rectificación, actualización, revocatoria y/o supresión de sus datos personales
en cualquier momento.
8. Negativa de la sociedad para
acceder, rectificar o cancelar a los datos personales
Spunk podrá negar el acceso
total o parcial a los datos personales o la realización de la rectificación,
cancelación u oposición al tratamiento de los datos personales, en el evento en
que el solicitante no sea el titular o su representante debidamente acreditado;
cuando se lesionen los derechos de un tercero; cuando la rectificación haya
sido previamente realizada, cuando no se encuentren datos personales del
solicitante en las bases de datos de la sociedad; cuando exista impedimento
legal o resolución de una autoridad.
Conforme a lo establecido en el artículo 9 del Decreto 1377 de 2013, la
sociedad no estará obligada a suprimir los datos personales ni a acceder a la
solicitud de revocatoria de la autorización cuando se cumplan los presupuestos
allí establecidos.
9. Autorización del titular
Todo tratamiento que Spunk*
haga de información personal requiere la autorización previa e informada del
titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto
de consulta posterior. La autorización no será necesaria en las excepciones
previstas en la ley, a manera enunciativa y sin perjuicio de las normas
modifiquen, adicionen o complementen, la autorización no será necesaria en los siguientes
casos:
a.
Información requerida por una entidad pública o
administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
b.
Datos de naturaleza pública.
c.
Casos de urgencia médica sanitaria.
d.
Tratamiento de información autorizado por la ley para
fines históricos, estadísticos o científicos.
e.
Datos relacionados con el Registro Civil de las
personas.
9.1. Deber de informar al titular
El responsable del tratamiento,
al momento de solicitar al titular la autorización, deberá informarle de manera
clara y expresa lo siguiente:
a.
El tratamiento al cual serán sometidos sus datos
personales y la finalidad del mismo.
b.
El carácter facultativo de la respuesta a las
preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre
los datos de las niñas, niños y
adolescentes.
c.
Los derechos que le asisten como titular.
d.
La identificación, dirección física o electrónica
del responsable del tratamiento.
9.2. Personas a quienes se les
puede suministrar la información
La compañía podrá suministrar la
información a las siguientes personas:
a.
A los Titulares, sus causahabientes o sus
representantes legales.
b.
A las entidades públicas o administrativas en
ejercicio de sus funciones legales o de orden judicial;
c.
A los terceros autorizados por el Titular o por
la ley.
10. Obligaciones
10.1. Obligaciones de Spunk*
a.
Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y
efectivo ejercicio del derecho de tratamiento de datos personales.
b.
Solicitar y conservar, en las condiciones
previstas en la ley 1581 de 2012 y los decretos reglamentarios y demás normas
que los modifiquen o reformen, copia de la respectiva autorización otorgada por
el titular.
c.
Informar debidamente al titular sobre la
finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la
autorización otorgada.
d.
Conservar la información bajo las condiciones de
seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o
acceso no autorizado o fraudulento.
e.
Garantizar que la información que se suministre
al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada,
comprobable y comprensible.
f.
Actualizar la información, comunicando de forma
oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los
datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas
necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.
g.
Rectificar la información cuando sea incorrecta y
comunicar, mediante el medio de comunicación disponible y más expedita, lo
pertinente al encargado del tratamiento.
h.
Suministrar al encargado del tratamiento, segúN
el caso, úNIcamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de
conformidad con lo previsto en la ley.
i.
Exigir al encargado del tratamiento en todo
momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la
información del Titular.
j.
Tramitar las consultas y reclamos formulados en
los términos señalados en la ley.
k.
Adoptar un manual interno de políticas y
procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en
especial, para la atención de consultas y reclamos.
l.
Informar, a través de los medios de comunicación
disponibles y más expeditos, al encargado del tratamiento cuando determinada
información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya
presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
m. Informar a solicitud del
titular sobre el uso dado a sus datos.
n.
Informar a la autoridad de protección de datos
cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en
la administración de la información de los titulares.
o. Cumplir las instrucciones y
requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
10.2. Deberes de los responsables y encargados del tratamiento de la
información.
a. Garantizar al titular, en todo
tiempo el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
b. Conservar la información bajo
las condiciones amparadas en las siguientes Políticas de Spunk*:
·
Política de seguridad de Base de Datos y
·
Política de Seguridad de la Información.
c. Realizar oportunamente la
actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de ley.
d. Actualizar la información
reportada por los responsables del tratamiento dentro de los quince (15) días
hábiles contados a partir de su recibo.
e. Tramitar las consultas y los
reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la ley.
f. Adoptar un manual interno de
políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley
y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los
titulares.
g. Registrar en la base de datos
la leyenda "reclamo en trámite" en la forma en que se regula en la
ley.
h. Insertar en la base de datos la
leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por
parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la
calidad del dato personal.
i. Abstenerse de circular
información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya
sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
j. Permitir el acceso a la
información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
k. Informar a la Superintendencia
de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de
seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
l. Cumplir las instrucciones y
requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
PARAGRAFO. – En caso de que cualquier trabajador o directivo de
Spunk, incumpla con las obligaciones señaladas en la presente Política, Spunk
podrá iniciar las sanciones civiles, disciplinarias o penales correspondientes
en contra del infractor.
11. Atención de peticiones,
consultas y reclamos
11.1. Área Competente.
Spunk* atenderá todas las
peticiones, consultas y/o reclamos del titular de la información, relacionadas
con los derechos establecidos en la ley para conocer, actualizar, rectificar y
suprimir o revocar la autorización que había otorgado a Spunk* frente a sus
datos personales, las áreas responsables en la compañía para dar atención son:
·
Servicio al Cliente, para peticiones quejas y/o
reclamos.
·
Oficina Jurídica, para derechos de petición.
11.2. Procedimiento para el ejercicio de los
derechos del titular de la información
Los titulares o sus causahabientes podrán
consultar la información personal del titular que repose en la base de datos de
la Compañía, solicitar corrección, actualización o supresión o reclamo. Sus
derechos podrán ser ejercidos a través de:
·
Envío de correo electrónico a:
spunksportwear@gmail.com
·
Comunicación telefónica, al teléfono
(+57) 3017842436
11.3. Término para obtención de respuesta
Luego de recibida la solicitud por los medios
establecidos, Spunk* tendrá diez (10) días hábiles (Desde la recepción del
requerimiento) para dar contestación al titular de la información que allegue
solicitud alguna a la compañía. Cuando no fuere posible atender la consulta
dentro de dicho término, se informará al interesado el motivo de la demora y la
fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los
cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
12. Seguridad de los datos
personales
Spunk*, en aplicación al
principio de seguridad en el tratamiento de datos personales, proporcionará las
medidas administrativas y tecnológicas que sean necesarias para proveer
seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o
acceso no autorizado o fraudulento. Spunk* no garantiza la seguridad total de
su información ni se hace responsable por cualquier consecuencia de fallas
técnicas o del ingreso indebido por parte de terceros a la base de datos o a
los archivos en los que reposan los datos personales objeto de tratamiento.
13. Transferencia y Transmisión
de datos personales
Spunk
podrá entregar los datos personales a terceros no vinculados a la entidad
cuando:
·
Se trate de contratistas en ejecución de
cualquier tipo de contratos para el desarrollo de las actividades de la
sociedad.
·
Por transferencia a cualquier título de cualquier
línea de negocio con la que se relaciona la información.
En todo
caso, cuando Spunk* desee enviar o transmitir datos a uno o varios encargados
ubicados dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, establecerá
cláusulas contractuales o celebrará un contrato de transmisión de datos
personales en el que, entre otros, se pacte lo siguiente:
a. Los alcances y finalidades del
tratamiento.
b. Las actividades que el
encargado realizará en nombre de la sociedad.
c. Las obligaciones que debe
cumplir el encargado respecto del titular del dato y la compañía.
d. El deber del encargado de
tratar los datos de acuerdo con la finalidad autorizada para el mismo y
observando los principios establecidos en la ley colombiana y la presente
política.
e. La obligación del encargado de
proteger adecuadamente los datos personales y las bases de datos, así como de
guardar confidencialidad respecto del tratamiento de los datos transmitidos.
f. Una descripción de las medidas
de seguridad concretas que van a ser adoptadas tanto por la sociedad como por
el encargado de los datos en su lugar de destino.
Spunk* no solicitará la autorización cuando la transferencia internacional de
datos se encuentre amparada en alguna de las excepciones previstas en la ley y
sus decretos reglamentarios.
14. Oficial de privacidad y
Tratamiento de Datos
El
Oficial de Privacidad o encargado del tratamiento será un profesional de alto
nivel, vinculado a Spunk* quien tendrá bajo su responsabilidad el desarrollo de
las políticas requeridas para la protección de los datos personales, la
implementación de buenas prácticas, establecimiento de los procedimientos de
seguridad, privacidad, confidencialidad y acceso a la información, informar
sobre los riesgos asociados al tratamiento de datos personales.
Supervisar y revisar anualmente el cumplimiento de las políticas y
procedimientos de tratamiento de datos personales. Igualmente, será el
encargado de reportar a la Superintendencia de Industria y Comercio las bases
de datos, sus modificaciones, actualizaciones y cualquier incidente de
seguridad que se presente con relación a estas bases de datos.
Algunas de las funciones del Oficial de Privacidad y Tratamiento de datos son:
a. Velar por la implementación
efectiva de las políticas y procedimientos adoptados por la compañía para
cumplir con la normatividad vigente sobre la materia
b. Implementación de buenas
prácticas de gestión de datos personales
c. Estructurar, diseñar y
administrar el programa de la compañía para cumplir las normas
d. Establecer los controles,
evaluación y revisión permanente del programa
e. Reportar cuando se requiera
ante la SIC las bases de datos o las modificaciones a estas
f. Reportar los incidentes de
seguridad en el tratamiento de datos personales
g. Otras actividades en cabeza del
Oficial de Protección de Datos:
h. Promover la elaboración e
implementación de un sistema que permita administrar los riesgos del tratamiento
de datos personales.
i. Coordinar la definición e
implementación de los controles del Programa Integral de Gestión de Datos
Personales.
j. Servir de enlace y coordinador
con las demás áreas de la organización para asegurar una implementación
transversal del Programa Integral de Gestión de Datos Personales.
k. Impulsar una cultura de
protección de datos dentro de la organización.
l. Mantener un inventario de las
bases de datos personales en poder de la Organización y clasificarlas según su
tipo.
m. Registrar las bases de datos de
la organización en el Registro Nacional de Bases de Datos y actualizar el
reporte atendiendo a las instrucciones que sobre el particular emita la SIC.
n. Obtener las declaraciones de
conformidad de la SIC cuando sea requerido.
o. Revisar los contenidos de los
contratos de transmisiones internacionales de datos que se suscriban con
Encargados no residentes en Colombia.
p. Analizar las responsabilidades
de cada cargo de la organizacional, para diseñar un programa de entrenamiento
en protección de datos personales específico para cada uno de ellos.
q. Realizar un entrenamiento
general en protección de datos personales para todos los empleados de la
compañía
r. Realizar el entrenamiento
necesario a los nuevos empleados, que tengan acceso por las condiciones de su
empleo, a datos personales gestionados por la organización
s. Integrar las políticas de datos
dentro de las actividades de las demás áreas de la organización (talento
humano, seguridad, call centers y gestión de proveedores, etc.)
t. Medir la participación, y
calificar el desempeño de los empleados, se encuentre haber completado
satisfactoriamente el entrenamiento sobre protección de datos personales.
u. Requerir que dentro de los
análisis de desempeño de los empleados, se encuentre haber completado
satisfactoriamente el entrenamiento sobre protección de datos personales
v. Velar por la implementación de
planes de auditoria interna para verificar el cumplimiento de sus políticas de
tratamiento de la información personal.
w. Acompañar y asistir a la
organización en la atención de las visitas y los requerimientos que realice la
SIC.
x. Las demás que establezcan la
Ley y los Decretos reglamentarios
15. Normatividad vigente
La Política de Tratamiento de
datos personales, rige a partir del 22 de junio de 2017 y estará bajo lo
estipulado en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 y demás normas
concordantes que lo modifiquen o reformen. Igualmente, la vigencia de esta
política estará sometida a la finalidad del tratamiento de los datos personales
Compañía.
16. Autorización Expresa de Uso
de Cookies
Spunk* necesita implementar
cookies propias y de terceros, para ofrecer sus servicios web y adicionalmente
prestar un servicio de calidad a todos los usuarios que utilicen dichos
servicios, tenga en cuenta que, si decide no utilizar algunas cookies, este
sitio web puede no funcionar adecuadamente, presentar fallas o impedir la
operación de algunas de sus características, afectando la experiencia de
usuario.
16.1. Definición y tipo de cookies
Una cookie es un pequeño
fragmento de texto que se almacena en su navegador cuando visita casi cualquier
página web. Su utilidad es que la web sea capaz de recordar su visita cuando
vuelva a navegar por esa página. Las cookies suelen almacenar información de
carácter técnico, preferencias personales, personalización de contenidos,
estadísticas de uso, enlaces a redes sociales, acceso a cuentas de usuario,
etc. Las cookies permiten a esa página, entre otras cosas, almacenar y
recuperar información sobre sus hábitos de navegación o de su equipo, y
dependiendo de la información que contengan y de la forma de uso del equipo,
pueden utilizarse para reconocer al usuario y facilitar su navegación en la
página web.
El navegador del usuario almacena cookies en el disco duro ocupando un espacio
de memoria mínimo y sin perjudicar al ordenador. La mayoría de las cookies se
borran del disco duro al finalizar la sesión de navegador (las denominadas
cookies de sesión). Los navegadores más conocidos (como Google Chrome, Mozilla
Firefox o Internet Explorer) usan constantemente las cookies para garantizar
una mejor y más eficiente experiencia de usuario. Típicamente, los navegadores
ofrecen la posibilidad de ser configurados para permitir o impedir la
recolección de ciertos tipos de cookies. Los datos que guardan son de carácter
técnico, estadísticos, preferencias personales, personalización de contenidos,
etc.
Existen diferentes tipos de cookies, las cuales pueden ser clasificadas en
función a quien las ha creado, cuanto tiempo duran y, finalmente, que finalidad
tienen. A saber:
i. Cookies técnicas: Son aquellas que permiten
al usuario la navegación a través de una página web, plataforma o aplicación y
la utilización de las diferentes opciones o servicios que en ella existan como,
por ejemplo, controlar el tráfico y la comunicación de datos, identificar la
sesión, acceder a partes de acceso restringido, recordar los elementos que
integran un pedido, realizar el proceso de compra de un pedido, realizar la
solicitud de inscripción o participación en un evento, utilizar elementos de
seguridad durante la navegación, almacenar contenidos para la difusión de
videos o sonido o compartir contenidos a través de redes sociales.
ii. Cookies de personalización: Son aquellas que permiten al
usuario acceder al servicio con algunas características de carácter general
predefinidas en función de una serie de criterios en el terminal del usuario
como por ejemplo serian el idioma, el tipo de navegador a través del cual
accede al servicio, la configuración regional desde donde accede al servicio,
etc.
iii. Cookies de análisis: Son aquellas que bien tratadas por
nosotros o por terceros, nos permiten cuantificar el número de usuarios y así
realizar la medición y análisis estadístico de la utilización que hacen los
usuarios del servicio ofertado. Para ello se analiza su navegación en nuestra
página web con el fin de mejorar la oferta de productos o servicios que le
ofrecemos.
iv. Cookies publicitarias: Son aquellas que, bien tratadas por
nosotros o por terceros, nos permiten gestionar de la forma más eficaz posible
la oferta de los espacios publicitarios que hay en la página web, adecuando el
contenido del anuncio al contenido del servicio solicitado o al uso que realice
de nuestra página web. Para ello podemos analizar sus hábitos de navegación en
Internet y podemos mostrarle publicidad relacionada con su perfil de
navegación.
v. Cookies de publicidad comportamental: Son aquellas que permiten
la gestión, de la forma más eficaz posible, de los espacios publicitarios que,
en su caso, el editor haya incluido en una página web, aplicación o plataforma
desde la que presta el servicio solicitado. Estas cookies almacenan información
del comportamiento de los usuarios obtenida a través de la observación
continuada de sus hábitos de navegación, lo que permite desarrollar un perfil
específico para mostrar publicidad en función del mismo.
vi. Cookies de terceros: Esta web puede utilizar servicios de
terceros que, recopilarán información con fines estadísticos, de uso del sitio
por parte del usuario y para la prestación de otros servicios relacionados con
la actividad del sitio web y otros servicios de Internet.
En
particular, este sitio web utiliza Google Analytics, un servicio analítico de
web prestado por Google. Para la prestación de estos servicios, Google utiliza
cookies que recopilan información la cual permanecerán anónima siempre que sea
posible, incluida la dirección IP del usuario, que será transmitida, tratada y
almacenada por Google en los términos fijados en la web Google.com. Esto
incluye la posible transmisión de dicha información a terceros por razones de
exigencia legal o cuando dichos terceros procesen la información. Por cuenta de
Google.
También, el (los) sitio (s) web de Spunk* utiliza Hotjar, un servicio analítico
online que ofrece información sobre los visitantes en la página. Para la
prestación de estos servicios, Hotjar utiliza cookies que recopilan información,
la cual, permanecerán anónima siempre que sea posible, incluida la dirección IP
del usuario, y será transmitida, tratada y almacenada por Hotjar en los
términos fijados en la web https://www.hotjar.com. Esto incluye la posible
transmisión de dicha información a terceros por razones de exigencia legal o
cuando dichos terceros procesen la información por cuenta de Hotjar.
Normatividad Vigente
En
Colombia, no existen cuerpos normativos que hayan definido las cookies o su
regulación. No obstante, dentro de nuestras buenas prácticas corporativas y
atendiendo a la aplicación de los deberes consagrados en la normativa
colombiana de protección de datos (que incluyen la Ley Estatutaria 1581 de
2012, el Decreto 1377 de 2013, entre otras) hemos desarrollado la presente
política, en especial atención con los principios de finalidad, libertad,
transparencia y veracidad de los datos.
Aceptación del uso de cookies
Si el
Usuario ha manifestado mediante el botón de [Aceptar y continuar], que se
encuentra en la notificación desplegable en el sitio web, que está conforme con
el tratamiento de cookies y en ese sentido, permanece en el mismo y/o no
deshabilita en su navegador el uso de cookies, entendemos que ha consentido su
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17. Terminación
Con el fin de que éste servicio
sea una fuente valiosa de información, recibiremos sus comentarios y
sugerencias a través de:
tel: (+57)3017842436